Áp lực về thời gian là một trong số tác nhân gây áp lực nhất ở nơi làm việc. Chúng xảy ra là do có quá nhiều việc để làm trong thời gian ngắn. Vậy làm thế nào để “đánh bại” áp lực này, sắp xếp mọi thứ cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao? Đây là lúc phươn pháp Ma trận Eisenhower phát huy hiệu quả. Nó giúp bạn xác định các ưu tiên, quyết định việc quan trọng và cần phải làm trước, đồng thời tránh những sao nhãng không cần thiết.
Mục lục:
Giới thiệu về Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower, còn được gọi là ma trận 2×2 hoặc ma trận 4 ô, là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến và hiệu quả. Phương pháp này được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người được biết đến với khả năng quản lý thời gian xuất sắc.
Ma trận Eisenhower giúp người dùng phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó xác định được ưu tiên và phân chia thời gian một cách hiệu quả.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower có bốn ô gồm “Quan trọng và khẩn cấp” (Important and Urgent), “Quan trọng nhưng không khẩn cấp” (Important but Not Urgent), “Không quan trọng nhưng khẩn cấp” (Not Important but Urgent), và “Không quan trọng và không khẩn cấp” (Not Important and Not Urgent).
Bước 1: Xác định các công việc
Đầu tiên, bạn cần liệt kê tất cả các công việc mà bạn phải thực hiện. Hãy viết chúng xuống một danh sách hoặc ghi lại trên một bảng.
Bước 2: Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp
Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, hãy đặt chúng vào trong ma trận Eisenhower.
- Công việc quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc cần được ưu tiên và hoàn thành ngay lập tức. Đặt chúng vào ô “Quan trọng và khẩn cấp”.
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc này cần được lên kế hoạch và dành thời gian để thực hiện. Đặt chúng vào ô “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đối với những công việc không quan trọng nhưng đòi hỏi sự khẩn cấp, hãy cân nhắc xem có thể giao cho người khác hoặc hoãn lại. Đặt chúng vào ô “Không quan trọng nhưng khẩn cấp”.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp: Những công việc này thường là những việc nhỏ và không ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chính. Đặt chúng vào ô “Không quan trọng và không khẩn cấp”.
Bước 3: Ưu tiên và phân chia thời gian
Sau khi đã xác định được mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, hãy ưu tiên và phân chia thời gian một cách hợp lý.
- Bắt đầu bằng việc hoàn thành công việc trong ô “Quan trọng và khẩn cấp” trước. Đây là những công việc mà bạn cần tập trung và hoàn thành ngay lập tức.
- Tiếp theo, hãy dành thời gian cho các công việc trong ô “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”. Điều này giúp bạn tránh căng thẳng và có thời gian để xử lý các công việc quan trọng trước khi chúng trở thành khẩn cấp.
- Nếu có thời gian dư, bạn có thể xem xét và xử lý một số công việc trong ô “Không quan trọng nhưng khẩn cấp”. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng việc này không ảnh hưởng đến những công việc quan trọng hơn.
- Cuối cùng, công việc trong ô “Không quan trọng và không khẩn cấp” có thể được hoãn lại hoặc loại bỏ nếu cần.
Kết luận
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian mạnh mẽ giúp bạn ưu tiên công việc và phân chia thời gian hiệu quả. Bằng cách sử dụng ma trận này, bạn có thể đạt được sự tổ chức và tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Hãy thử áp dụng phương pháp này và trải nghiệm sự khác biệt trong quản lý thời gian của bạn.
Xem thêm:
Làm việc, học tập thông minh với phương pháp Pomodoro
Bí quyết làm việc hiệu quả với “Trạng thái dòng chảy” (flow state)
